POSTOPEK PRIJAVE ŽIVŽGAŠTVA  

Skupina ORPEA, delniška družba z upravnim odborom, vpisana v francoski register pravnih subjektov (RCS) pod številko 401 251 566, je odgovorna za zakonito obdelavo osebnih podatkov v okviru prijave in obravnave prijav žvižgačev. Obdelava osebnih podatkov je namenjena izključno obravnavi prijave žvižgača.   Uporaba orodja za žvižgaštvo (Whistleblowinng-Tool; Hinweisgebersystem) je prostovoljna. Omogoča vam, da prijavite vsak primer v skladu s spodaj opisanim postopkom. Kot žvižgač lahko opravite prijavo tudi na drug primeren način, ne da bi se morali bati disciplinskih ali drugih za vas škodljivih ukrepov.   Definicija DOPUSTNIH PRIJAV   Prijavite lahko naslednja dejanska stanja, če jih poznate sami ali ste jih videli:   - Napačno ravnanje ali situacije, ki kršijo kodeks ravnanja skupine in ki so povezane z naslednjimi področji:

• nasprotje interesov;
• korupcija;
• nezakonito vplivanje;
• diskriminacija ali nadlegovanje;

  - Napačno ravnanje pri:

• prekršku ali kaznivem dejanju;
• težji in nedvomni kršitvi mednarodne zaveze, ki jo je ratificirala Francija;
• težji in nedvomni kršitvi enostranskega dokumenta mednarodne organizacije;
• težji in nedvomni kršitvi zakona ali uredbe;
• ogrožanju ali hudi kršitvi javnega interesa;

  - Kršitev obvez:

• evropskih predpisov;
• valutnih regulativ;
• predpisov za kapitalske trge.

      Opomba: prijave žvižgaštva ne smete opraviti, če sodi prijava med naslednje obveze molčečnosti: - poklicna zdravniška molčečnost (velja tudi za negovalno osebje!) - nacionalna varnost - molčečnost med odvetnikom in njegovo stranko.    

• POSTOPEK PRIJAVE PRIMERA OSEBI, KI JO ZA TO IMENUJE DRUŽBA

  Vašo prijavo žvižgaštva lahko posredujete preko te platforme kontaktnim osebam, ki jih je za to imenovalo podjetje. Te osebe so edini prejemniki informacij, ki ste jih dali vi na voljo, v kolikor so ti podatki nujni za izpolnjevanje njihovih nalog. Kontaktne osebe so lokalni poverjenik za skladnost poslovanja ter odgovorni za določena strokovna področja, ki so imenovani v posameznih državah. Za Slovenijo sta to vodja financ in vodja za skladnost poslovanja skupine.    

• VSEBINA INTERNE PRIJAVE

  - Prijavite lahko podatke, ki so relevantni, primerni in so v neposredni povezavi s postopkom žvižgaštva:

• vaše morebitno vrednotenje, domneva oz. sodba o določeni osebi ali pristranski komentarji o postopku ne bodo upoštevani;
• dejstva, ki jih osebno poznate in jih posredujete v dobri veri, morate predstaviti jasno, jedrnato in v celoti

  - V vaši prijavi smete navesti samo naslednje informacije:

• vašo identiteto, funkcijo in kontaktne podatke;
• identiteto in funkcijo osebe, ki jo zadeva vaša prijava;
• prijavljene podatke o nepravilnostih;
• pomembne dokumente, če so na voljo (datoteke, slike ali drugi koristni dokazi), ki argumentirajo vašo prijavo žvižgača.

  - Zaupnost je zagotovljena med celotno obravnavo vaše prijave. V redkih izjemah posredujemo vašo identiteto naprej pravosodnim organom. S tem se morate vi predhodno strinjati.   - V izrednih primerih lahko prijave žvižgača oddate anonimno, vendar velja:

• Prijave, ki ne vsebujejo resnih dejstev in/ali dejstva niso dovolj podrobno predstavljena, ne bodo upoštevane in bodo tovrstne prijave zavrnjene;
• Če so dejstva resna in dovolj podrobna, bo posredovana prijava obravnavana, vendar bo njena obravnava trajala dlje časa, saj je s tem komuniciranje med vami in strokovnim sodelavcem za prijavo bolj zapleteno.

   

• OBRAVNAVA PRIJAV ŽVIŽGAČEV

  Kontaktne osebe, ki jih je imenovala skupina, so edini prejemniki prijav žvižgačev. Takoj, ko ste oddali vašo prijavo, sledi več zaporednih korakov: - Vsaka prijava prejme edinstveno identifikacijsko številko, na podlagi katere lahko komunicirate s kontaktno osebo, ki je prejela vašo prijavo; - V odvisnosti od vrste prijave in področja, ki ga prijava zadeva, vas lahko kontaktna oseba prosi za nadaljnje informacije;   - V naslednji fazi, tako imenovani »fazi preverjanja«, bo kontaktna oseba izvedla predhodno oceno, na podlagi katere bo ugotovila, če vaša prijava sodi v področje veljavnosti tega postopka. Če je očitno, da prijavljena zadeva ne sodi v področje uporabe tega postopka, bo prijava nemudoma uničena, kontaktna oseba pa vas bo o tem na primeren način obvestila.   Vsaka prijava, ki ne bo mišljena resno, ki bo opravljena zlonamerno in ki bo vsebovala znake zlorabe ali žaljive obdolžitve, bo na podlagi  interne preiskave uničena. Naknadno vas bo kontaktna oseba o tem obvestila. Prav tako boste obveščeni, če bo vaša prijava primerna in dovoljena;   Kontaktna oseba bo izvedbla vse potrebne ukrepe, da bo lahko obravnavala vašo prijavo, kot npr. uvedba preiskave, če bi bilo to potrebno. To preiskavo bo izvedla manjša interna skupina,  v katero bodo po potrebi vključene zunanje osebe. Notranja skupina je sestavljena iz sodelavcev skupine, ki razpolagajo s potrebnim znanjem za izpolnjevanje teh nalog in so zavezani k upoštevanju stroge zaupnosti. Zunanji tretji partnerji so specializirani za izvajanje tovrstnih preiskav ali razpolagajo s potrebnim strokovnim znanjem s področja, ki ga preiskujejo (npr. IT, pravo, finance, računovodstvo).   V tem primeru so zunanji partnerji s pogodbo zavezani, da podatkov ne uporabljajo za druge namene, da zagotovljajo njihovo zaupnost, upoštevajo roke hrambe in jih morajo nemudoma po zaključku namena, za katerega so bili pridobljeni, uničiti ali vrniti.     Kontaktna oseba bo izvedla vse relevantne in pomembne postopke, da bi tretjim posredovala naprej samo nujne podatke, na podlagi katerih bodo lahko izpolnili svoje naloge (vsi zaposleni skupine ali zunanji tretji partnerji, ki so vključeni v fazo preverjanja ali v obravnavo poklicne prijave).   Vsi podatki, ki jih zbiramo in obdelujemo znotraj postopka prijave, bodo obravnavani zaupno. Če bo potrebno, bodo ti podatki predani pravosodnim organom, vendar samo z vašim predhodnim dovoljenjem.   - Kontaktna oseba vas bo obvestila o dokončnem zaključku postopka.   Opozarjamo vas, da ste kot žvižgač udeleženi pri preiskavi samo v obsegu, ki zadeva preverjanje prijavljenih podatkov. Izvedba preiskave, njena vsebina, njen rezultat in poročilo, ki izhaja iz tega, so strogo zaupni tudi za vas, saj zagotavljamo zaupnost akcijskih načrtov in ukrepov v enaki meri kot zagotavljamo zaupnost pri obravnavi vaše prijave kot žvižgača.  

• INFORMACIJE ZA UPORABNIKA

  Splošne informacije za žvižgača

• Zaradi uporabe orodja za žvižgače v dobri veri ne boste izpostavljeni nobenim disciplinskim ukrepom, tudi če se dejstva kasneje izkažejo kot neresnična ali zaradi njih ne pride do ukrepov;
• Zloraba ali namerno klevetanje v okviru postopka prijave ter oddaja namerno lažne prijave je lahko podlaga za uvedbo disciplinskega ali drugega ustreznega postopka

Specifične informacije za osebo, ki jo zadeva oziroma bremeni prijava

• Oseba, o kateri je podana prijava, mora biti nemudoma, ko so njeni podatki zavedeni, obveščena o tem, da je bila zoper njo podana prijava, da lahko poda ugovor;
• Če je potrebno, da uvedemo ukrepe, s katerimi bi preprečili morebitno uničenje dokazov v zvezi s prijavo, lahko osebo, ki je predmet prijave, obvestimo, ko so ti ukrepi izvršeni.

  OBDELAVA PODATKOV IN ROKI ZA HRAMBO   Naslednji osebni podatki, ki so bili zbrani v okviru postopka poročanja, bodo obravnavani zaupno:

• vaša identiteta (razen, če ste se odločili poročati anonimno);
• vaša funkcija in kontaktni podatki;
• prijavljeni podatki;
• informacije, ki bodo zbrane v okviru postopka preiskave primera;
• poročilo o preiskovalnem delu skupaj z informacijami o posledičnih ukrepih.  

Postopek vezan na hrambo podatkov je naslednji:

• Podatki o prejetih prijavah, ki ne sodijo v področje veljavnosti postopka o žvižgaštvu, bodo nemudoma po anonimizaciji izbrisani;
• Podatki o prijavi bodo po anonimizaciji v roku dveh mesecev po zaključku preiskovalnega postopka izbrisani, če prijavi ne bodo sledili pravni ali drugi disciplinski ukrepi;
• Podatki o prijavi se hranijo do dokončnega zaključka postopka, če je proti osebi, zoper katero je bila podana prijava, ali zoper osebo, ki je zlorabila postopek prijave, sprožen disciplinski ali sodni postopek.  

V zvezi z varovanjem osebnih podatkov imate naslednje pravice:

• Pravico do dostopa, popravkov, izbrisa ter pravico do upravljanja podatkov po vaši smrti. Iz upravičenih razlogov lahko tudi ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov. V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba ES št. 2016/679 z dne 27. aprila 2016) imate od 25. maja 2018 tudi pravico do prenosljivosti podatkov (postopek predaje vaših podatkov v elektronski obliki) in pravico od omejitve obdelave.
• Vaše pravice lahko uveljavljate tako, da vaše zaprosilo pošljete na naslednji naslov:
  • Département de Protection des Données ORPEA Groupe
    Direction de la Conformité et de la Performance
    12 rue Jean Jaurès CS 10032
    92813 Puteaux Cedex
  • Ali preko elektronske pošte na: dpo@orpea.net
• Vaša zaprosila morate podpisati, priložiti dokazilo o identifikaciji in priložiti potrebne informacije, da vam bomo lahko odgovorili.
• Lahko vložite tudi pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS. Če potrebujete nadaljnje informacije, vas prosimo, da obiščete spletno stran Informacijskega pooblaščenca RS  - www.ip-rs.si. 
• VEČSTOPENJSKI POSTOPEK POROČANJA Če želite priti pod okrilje zakona, morate upoštevati tristopenjski postopek za žvižgače:
• Vaša prijava žvižgača bo posredovana kontaktni osebi, ki je imenovana s strani podjetja, v katerem ste zaposleni. Po prejemu prijave mora ta oseba v roku dveh mesecev preveriti dopustnost prijave. Če vaša kontaktna oseba molči ali se ne oglasi pri vas, da bi potrdila dopustnost ali nedopustnost vaše prijave žvižgača (če se niste odločili, da bi vašo prijavo oddali anonimno, je vaša odločitev, da se vrnete nazaj na platformo za žvižgaštvo in z vašo edinstveno identifikacijsko številko sledite obravnavi vaše prijave), lahko preidete na drugi korak; 
• Vašo prijavo lahko posredujete naprej pravosodnim organom (npr. sodišče, državno tožilstvo) ali upravnim organom (npr. upravne enote, Informacijski pooblaščenec RS, pristojni inšpektorati, Komisija za preprečevanje korupcije RS). Ti uradi imajo rok treh mesecev, da vam posredujejo svoj odgovor. Če vam ne odgovorijo, lahko nadaljujete s tretjim korakom: 
• Vašo prijavo lahko javno objavite.  

V primeru neposredne ali resne nevarnosti ali če grozi nepopravljiva škoda, lahko svojo prijavo neposredno v drugem koraku posredujete zgoraj imenovanim institucijam, ali v nujnem primeru javno objavite.   Napačne izjave, z namenom povzročiti škodo drugemu, ali namerne lažne izjave, kjer so objavljena ali razširjena dejstva deloma netočna (če gre za dejstva, ki so povezana s situacijo nasprotja interesov, ali za dejstva, ki lahko vodijo do disciplinskih ukrepov), vas lahko privedejo do kazenskih ali disciplinskih ukrepov.   Če ne boste upoštevali večstopenjskega postopka in razkritje informacij ni nujno ter ni sorazmerno z varovanjem ustreznih interesov, nimate pravice do zaščite žvižgačev.   Zakon vam dopušča, da vašo prijavo posredujete odvetniku, da bi z njim ugotovili, kateri je pristojni urad, ki naj bi prevzel vašo prijavo žvižgača. Ta postopek je izjema in ne sodi v področje veljavnosti večstopenjskega postopka.   Opomba: Dejstvo, da vas kontaktna oseba ne obvesti o stanju obravnave, ne pomeni, da obravnava ne poteka. Enako kot varujemo zaupnost vsebine prijave in posredovane informacije, varujemo tudi zaupnost izvedenih ukrepov.